档案馆指南编制规范
档案馆指南编制规范
1主题内容与适用范围
1.1本规范规定了档案馆指南的编制原则、结构和编写细则。
1.2本规范适用于各级各类档案馆。档案馆在编制指南时应从本馆实际出发，参照执行。
2档案馆指南的编制原则
编制档案馆指南应做到内容全面、系统、准确、实用，文字简洁。
3档案馆指南的结构
档案馆指南的结构如下
提示部分
封面
扉页
前言
目录
正文部分
档案馆概况
馆藏档案介绍
馆藏资料介绍
补充部分
索引
附录
插图
4提示部分
4.1封面内容
4.1.1指南名称:由档案馆名称加“指南”构成。
4.1.2编著者:一般用编著馆馆名。
4.1.3出版者:承担指南出版的出版社名称。
4.1.4厚度超过6mm的指南，应在书脊上重复标示封面所署指南名称、出版者。
4.2扉页内容
4.2.1指南名称、编著者、出版者同封面。
4.2.2指南版本:指修订本、增订本、续编、简本等。
4.2.3指南出版年代。
4.3前言
前言的内容包括编著指南的目的和作用、指南框架结构、使用方法、编著指南的简要过程、参加编著工作的人员及其他需要说明的问题。
前言另页排印，结尾落编著馆名和完稿日期。
4.4目次
目次由指南各章节的题目及其所在的页号组成。
目次另页排印，单计页号。
5正文部分
5.1档案馆概况
5.1.1档案馆历史沿革:馆址，成立时间，档案馆类型，隶属关系，档案馆代码，历任正、副馆长，内部机构设置，工作发展概貌。
5.1.2馆藏档案综述
5.1.2.1档案的来源、进馆方式。
5.1.2.2档案总数量:全宗(非全宗形式档案的类别等)总数，案卷(包括作为案卷看待的册、袋、盒)总数，档案上架排列总长度(m)。
如有特殊的档案统计单位或其他专用术语，应在附录中予以解释。
5.1.2.3档案起止年代:馆藏档案形成的最早和最晚年代。一般用公元纪年表示，必要时可使用朝代纪年表示。亦可以其一为主，另一为辅，为辅者书于后并加圆括号。
5.1.2.4档案的种类、各类档案的整理简况。
5.1.2.5档案完整程度及档案价值的简要分析，所缺档案的现藏地点。
5.1.3馆藏资料综述
5.1.3.1资料的来源，进馆方式。
5.1.3.2资料的总数量:册(件)数、上架排列总长度(m)。
5.1.3.3资料的种类及分类方法。
5.1.4汇编出版档案资料情况
5.1.5利用工作综述
5.1.5.1接待利用者的日期和时间。
5.1.5.2开放的档案、资料的范围及其查、借阅手续。
5.1.5.3档案资料检索工具编制情况综述。
5.1.5.4提供利用的方式:提供原件、复印件、缩微件、档案资料汇编等。
5.1.5.5索取档案资料内容的方法:摘抄、复制、外借、购买、函调、咨询等。
5.1.5.6为利用者提供的实际服务设施。
5.2馆藏档案介绍
馆藏档案依其实际整理、保管的体系为单位，对档案数量、内容及其特点等分别进行介绍。按立档单位整理保管的档案，以全宗为单位介绍;按类别、项目等整理、保管的档案，以相应的类项为单位介绍。
5.2.1全宗介绍
全宗介绍是档案馆指南的核心部分，馆藏重要全宗一般要逐个介绍，非重要全宗可将职能、任务、性质相近的组合在一起综合介绍;一些案卷数量少、利用率不高的小全宗，可只列人附录中的全宗名册，不作具体介绍。
5.2.1.1全宗介绍的内容
a全宗名称的全称、简称、全宗号;
b全宗构成者(立档单位)沿革:名称、成立时间(如是己撤销单位，应注撤销时间)、性质、主要职能、隶属关系、内部机构设置及其演变情况。
个人全宗构成者主要介绍个人姓名、别名、生卒年月、简历、籍贯、职务、职称、主要业绩及荣誉称号等;
c全宗来源:一般可参见5.1.2.1不再说明。特殊情况(如私人捐赠等)应予说明;
d全宗内案卷数量、上架排列总长度(m)、起止年代;
e使用非汉字文字和非纸质载体的档案的情况;
f全宗内案卷分类排列方法和编制检索工作情况;
g档案内容介绍:一般按全宗内档案的实际分类体系，结合问题进行介绍。
反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案，具有全国和国际影响的知名人物、历史事件及具有地方特色和具有重要科学研究价值的档案，馆藏年代久远和特殊载体的档案要详细介绍，需?C艿牡蛋覆蛔鹘樯堋?
5.2.1.2全宗介绍的排列
全宗介绍可以按馆藏档案全宗号编排顺序排列，也可结合全宗重要程度、全宗构成者之间的隶属关系(组织机构序列)或地区特征等进行排列。
5.2.2非全宗形式档案介绍
非全宗形式档案，指不是按全宗而是按类别、项目等整理、保管的档案。
5.2.2.1非全宗形式档案介绍内容
a非全宗形式档案的名称全称、档号;
b档案集中的简要进程、主要档案形成者(或主持单位)的名称、职能;
c案卷(册、袋、盒)数及其上架排列总长度(m)，起止年代;
d使用非汉字文字和非纸质载体的档案的情况;
e类别、项目内档案分类、排列和编制检索工具情况;
f档案内容介绍;一般按类别、项目内档案分类、排列体系，结合重要程度并参照5.2.1.1g的规定进行。
5.2.2.2非全宗形式档案介绍的排列
非全宗形式档案一般可按历史时序、重要程度或参照《中国档案分类法》的有关类目进行排列。
5.3馆藏资料介绍
对馆藏档案有重要补充作用的资料应逐类介绍，一般性资料不作具体介绍。
5.3.1资料介绍的内容
a资料类目的名称、代号;
b资料的数量，起止年代;
c重要资料需注明编纂者;
d资料内容介绍：按资料的实际分类体系结合资料涉及的问题参照5.2.1.1g的规定进行。
5.3.2资料介绍排列按资料的实际分类体系进行。
6补充部分
6.1索引
“馆藏档案介绍”、“馆藏资料介绍”中重复出现的、分散在指南各章节的人名、地名、机构名、历史事件及专题，必要时按以下方法编制索引。
6.1.1人名索引:由人名及其在指南中的页号组成，按姓氏笔划或汉语拼音顺序排列。
6.1.2地名索引:由地名及其在指南中的页号组成，按地名首字的笔划或汉语拼音顺序排列。
6.1.3机构索引;由机构名称及其在指南中的页号组成，按机构名称首字的笔划或汉语拼音顺序排列。
6.1.4事件索引:由事件名称及其在指南中的页号组成，按事件名称首字的笔划或汉语拼音顺序排列。
6.2附录
附在指南正文之外与正文内容有关的文字、表册等材料。
6.2.1全宗名册:馆藏全部全宗(全宗名称需保密者除外)，应按实际编号顺序逐一列出全宗代号、全宗名称、起止年代、案卷数量及其在指南中的页号等内容。
6.2.2档案资料出版情况一览表:本馆公布出版的档案资料汇编，应按出版日期先后顺序逐一列出序号、出版物名称、出版单位名称、出版日期、册(卷)数、字数等内容。
6.2.3馆藏档案形成单位系统表:根据档案形成单位之间或其内部机构的隶属关系，采用直线连接法示意。
6.2.4开放利用档案规章制度:一般应将本馆有关规章制度原文照录。
6.2.5职官图表。
6.2.6纪年对照表。
6.3插图
刊印于指南中的用以表现馆藏珍贵档案、资料、馆舍建筑以及需要用形象介绍本馆工作情况的照片与图形，应配有图号和文字说明。
中华人民共和国国家档案局1992-07-20批准
1992-10-20实施