档案资源整合
档案资源整合
档案资源整合
定义
对过去和现在的国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，对国家和社会有保存价值的全部档案的管理要做到由分散到集中、由无序到有序，更重要的是要按照我国档案工作“统一领导，分级管理”的原则，通过对各级各部门档案机构的归并及合理分工和档案资源的整理与组合，使档案机构和档案资源结构合理、配置优化，为各级国家档案馆提升服务功能、形成服务体系奠定坚实的基础，以适应市场经济条件下国家和地方经济社会发展对各级国家档案馆服务功能的要求。
必要性
根据党中央提出的构建和谐社会、落实科学发展观的总体要求，各级档案管理部门对档案管理体制改革和档案工作如何适应经济社会发展的需要进行了各种有效的尝试，提出了具体的工作目标和努力方向。总的来说，是要从根本上完成从封闭、半封闭向开放的转型，要将档案馆的服务对象从主要为各级领导和党政机关扩展到社会各界和广大人民群众；围绕“四位一体”的功能定位，强化各级国家档案馆的服务功能，服务方式、服务内容要适应经济建设和社会发展的需要。档案管理模式改革正适应了这一要求，档案管理模式改革，实施档案资源整合，既符合科学发展观的要求和根本精神，又符合档案管理自身发展规律。
一、档案资源整合是落实科学发展观的需要
科学发展观是推进我国社会主义经济建设、政治建设、文化建设、社会建设全面发展的指导方针。档案馆作为党和国家的科学文化事业机构，不仅具备收集、保管、利用档案这三项基本功能，而且还具备保存人类文化遗产、维护历史真实面貌、资政襄政、繁荣科研、发展经济、宣传教育等社会功能。在全面建设小康社会，促进社会和谐发展的新的历史时期，各级国家档案馆积极改革档案管理模式，强化档案收集、保管、利用三大基本功能，拓展为经济社会服务的功能，尤其是把满足人民群众物质文化需求作为档案服务工作的重要内容，这是档案工作贯彻落实科学发展观的重要实践，更是档案工作落实科学发展观的根本体现。档案资源是档案馆开展工作的基础条件，要充分发挥档案馆的基本功能和社会功能，提高档案馆为公众服务的能力和水平，就必须要以各级国家档案馆为中心，对档案资源进行整合。国家档案资源整合的内涵，不仅是指对过去和现在的国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，对国家和社会有保存价值的全部档案的管理要做到由分散到集中、由无序到有序，更重要的是要按照我国档案工作“统一领导，分级管理”的原则，通过对各级各部门档案机构的归并及合理分工和档案资源的整理与组合，使档案机构和档案资源结构合理、配置优化，为各级国家档案馆提升服务功能、形成服务体系奠定坚实的基础，以适应市场经济条件下国家和地方经济社会发展对各级国家档案馆服务功能的要求。一方面将分散在各个部门和单位的档案资源进行集中，完善各级国家档案馆实现基本功能的基础条件，另一方面按照能够最大限度地对社会开放和提供优质服务的要求进行档案资源的优化配备和整理加工。只有通过档案资源整合，才能把档案馆真正建成已公开现行文件向社会提供利用的中心和档案信息服务中心。
二、档案资源整合是新形式下贯彻集中统一管理原则的需要
集中统一管理是档案管理工作的基本原则，也是新形势下提升档案工作水平，更好地利用档案资源为社会服务的根本保证。在计划经济条件下形成的传统档案管理模式是与档案馆服务对象主要为各级领导和党政机关相适应的，是为了方便各级领导和党政机关的运用；各个部门和单位形成的档案资料分散在档案形成部门，也主要是为本单位领导和本单位工作服务的。尽管档案法律法规要求部门档案要按规定及时移送到各级国家档案馆，以便及时向社会公众开放（其中涉及经济建设的，可不受时间限制）。但由于受到经济利益的驱使，部门形成的档案资料的移送，并没有得到较好地执行，使得档案资料不能及时地与社会公众见面。这与经济社会发展的要求相比，与信息时代发展的趋势相比，与人民群众不断提高的服务需求相比，很不协调、不适应。新时期各级国家档案馆对行政区域内的档案资源实行集中统一管理，是要求通过对国家档案资源归属与流向的调整，档案机构的归并等措施，进一步理顺档案行政管理部门与有关部门在专业档案工作中的关系，建立以档案行政管理部门为主体，各有关部门配合的国家档案监管体制，变专业档案的多头管理、分散保管为国家综合档案馆集中统一管理，最大限度地优化配置国家档案资源和发挥其作用。档案资源整合主要通过物理资源整合、数据资源整合、应用系统整合加以实现，重在体现档案信息的系统性、有效性与共享性。它不仅仅是在物理形态上实现了各级国家档案馆对本行政区域内档案资料的集中，更重要的是在管理体系和开发利用上实现集中和统一。档案资源整合既是新形式下贯彻集中统一管理原则的需要，也是实现档案资源集中统一管理的唯一有效途径。
三、档案资源整合是提升档案实力，服务社会的需要
作为人类社会活动历史的伴生物，档案记录信息的原始性和真实性，后续过程中的流动性、整合性、有用性与可开发性和目标导向性等，决定了档案自身蕴藏的极大价值能够在不同时空范围广泛充分地发挥作用。尽管档案自身蕴藏着极大的潜在价值，但是这种潜在的价值，必须要通过科学的管理模式和对档案资料进行系统的整理和进一步的开发加工，才能使其具有现实的可利用价值。随着我国改革开放和现代化建设的不断发展，对档案工作提出了更高的要求，要求各级国家档案馆能够适应形势的变化，功能得到进一步强化和提升，能够为经济社会发展和人民群众提供更丰富的服务内容和更高质量的服务水准。要做到这一点，各级国家档案馆必须提升自身的综合实力。档案馆的综合实力，一是体现在对档案资料的占有程度上，二是体现在确立档案工作的主体地位，对各级各部门的档案信息能够实行有效的调配和管理，三是体现在对档案资料系统性的开发研究的手段和水平上。提升实力的根本目的是为了服务于社会的需要，也就是说国家档案馆要在加大档案资料收集和集中管理的基础上，强化对档案材料的深度研究开发，利用国家档案资源服务于国家经济建设，服务于人民群众。档案资源整合工作的内在本质即是要求各级国家档案馆要依法加强档案接收工作，把属于接收范围内的立档单位形成的档案资料完整、及时地接收进馆，并根据形势发展，适时调整接收范围，把全面建设小康社会进程中产生的各种新型档案和同人民群众各方面利益密切相关的档案纳入接收范围。同时要求各级国家档案馆加强对档案资料进行系统性的研究开发，按照经济建设和社会需求提供优质服务。档案资源整合工作是新形势下，对各级国家档案馆提升自身实力，服务社会的要求的集中体现和实现这一目标的具体途径。