关于做好2008－2010年现代远程教育试点高校网络高等学历教育新生学籍电子注册数据库有关工作的通知
关于做好2008－2010年现代远程教育试点高校网络高等学历教育新生学籍电子注册数据库有关工作的通知
教高司函[2010]54号
各现代远程教育试点高校：
自2008年以来，在各试点高校配合下，我部初步建立了网络高等学历教育新生学籍电子注册数据库（以下简称新生注册库）,并稳步推进网络学历教育新生学籍电子注册、网络教育统考和毕业电子注册一体化的信息化管理。为避免由于新生注册信息不准确而影响网络教育统考和毕业电子注册工作，我司与高校学生司经研究，决定对新生注册库中2008至2009年的数据开展清理工作（以下简称数据清理工作），并从2010年开始严格按有关文件要求执行新生学籍电子注册制度。现将有关事宜通知如下：
一、数据清理工作内容包括试点高校对数据的核对、修改和补报。清理后的新生注册库数据在高校学生司备案后生成网络高等学历教育学生电子学籍库。我司将以此学籍库为基础建立网络高等学历教育统考数据库，高校学生司将以此学籍库和网络高等学历教育统考数据库为基础建立毕业电子注册数据库。我司委托全国高校网络教育考试委员会办公室负责新生注册及网络统考的数据日常管理。
二、数据清理工作对象为69所现代远程教育试点高校2008至2009年在教育部“高校网络教育质量监管系统”进行新生学籍电子注册时备案的学生数据。同时，对于2008至2009年间的有关年度或招生季尚未进行新生学籍电子数据备案的试点高校（见附件1），需进行数据补报。
三、数据的修改、补报工作在“监管系统”下进行。请各试点高校在2010年3月25日－6月25日登录此系统，下载本校2008年以来各批次的招生备案信息及数据修改、补报等表格，并根据表格中必填信息要求完成核对工作。
四、数据的修改、补报工作要先办理申报手续。各试点高校要以学校公文形式说明修改原因，其中需要补报的，除需单独说明补报原因外，还请务必说明应补报的招生信息总体情况（招生数、入学时间、专业等），并于2010年6月30日前上报我司。我司同意后才能进行数据的修改、补报工作。补报和修改工作的时间为2010年7月1-15日。
五、2010年新生学籍电子注册工作分春秋两季进行，每季均要一次性完成。各试点高校要严格按我部教高[2010]4号文件部署加强新生注册库的数据管理，采取措施审查2010年新生入学资格，按要求认真填写《新生基本情况表》（登录“监管系统”下载，其中春季和秋季的新生入学时间应分别在表中相应栏目登记为3月和9月），确保春季招收新生的学籍电子注册工作在5月11－31日间一次性完成，秋季在11月10－30日间一次性完成。
六、数据的修改、补报及2010年新生学籍电子注册数据上报工作实行CA（数字证书，以下简称U-key）身份认证的管理方式。U-key将由技术支持单位于2010年4月15日前发至各试点高校。通过U-key上报、修改的数据即视为试点高校主管领导认可、学校负全责的合法数据。各试点高校应制定并严格执行本校数据管理规定，实现U-key的专人专管及数据上报专人负责制，确保本校的数据安全。
各试点高校要高度重视并严格按照附件2的要求进行新生注册库2008-2009年数据的清理及2010年的新生学籍电子注册工作，确保工作如期完成，以免影响学生学籍注册、统考报考、毕业电子注册等工作。因不能按要求开展新生注册库数据修改、补报等工作或因上报数据不准确、不及时引发的不良后果由试点高校负全责。自2010年起，我司将把此项工作纳入对试点高校的年报年检考核进行管理。
教育部高教司远程与继续教育处联系人：刘剑青、田智律；联系电话：略；地址：北京西单大木仓胡同37号，邮编10086。
技术支持单位联系人：杨晔，联系电话：略 。
附件：
1. 需进行招生备案补报的试点高校名单
2. 2008至2009年网络高等学历教育新生学籍电子注册数据清理及2010年新生学籍电子注册的工作要求
教育部高等教育司
教育部高校学生司
二○一○年三月十五日
附件1：
需进行招生备案补报的试点高校名单
一、2008年招生未备案试点高校名单
春季（13所）：
中国石油大学（北京） 华南理工大学 武汉理工大学 东南大学 东北大学 中央音乐学院 对外经济贸易大学 中国传媒大学 北京语言大学 北京航空航天大学 北京大学 中国地质大学（北京） 上海交通大学
秋季（4所）：
西南交通大学 武汉理工大学 中国传媒大学 中国地质大学（北京）
二、2009年招生未备案试点高校名单
春季（4所）：
西南财经大学 东南大学 哈尔滨工业大学
中国地质大学（北京）
秋季(6所)：
电子科技大学 中国科学技术大学 同济大学 北京航空航天大学 中国人民大学 中国地质大学（北京）
附件2：
2008至2009年网络高等学历教育新生学籍电子注册数据清理及2010年新生学籍电子注册的工作要求
为指导现代远程教育试点高校切实做好“网络高等学历教育新生学籍电子注册数据库”（以下简称新生注册库）中2008至2009年新生注册学生信息的核对、修改和补报等数据清理工作（以下简称数据清理工作），以及2010年新生学籍电子注册有关工作，特制订本工作要求。
第一部分：
关于2008至2009年数据清理工作
一、工作对象和内容
数据核对和修改的工作对象是69所现代远程教育试点高校于2008至2009年在新生学籍电子注册时备案的学生数据，补报工作的内容是应备案而至今尚未备案的2008至2009年所招学生数据。
二、新生注册库数据完善工作分为核对、修改和补报三个步骤
（一）核对工作
数据核对工作的时间为2010年3月25日－6月25日。核对重点为以下两方面信息：
1.核对校外学习中心信息
（1）核对校外学习中心各项必填信息。请各试点高校即日登录“高校网络教育质量监管系统”，通过“模板下载”功能，下载表四（即校外学习中心备案表）。登录“监管系统”下的“阳光招生服务平台管理子系统”（以下简称阳光平台子系统），点击“校外学习中心信息”功能，按年度批次查看、下载本校2008年以来各批次的备案信息，并根据表格中必填信息要求进行核对。
（2）重点核对校外学习中心名称及编码。校外学习中心名称、编码唯一性是学生基本信息重要内容，是保证学生信息准确性、合法性审核标准之一。校外学习中心数据完整、准确是进行学生信息修改及补报工作的前提。校外学习中心名称及批文号要严格以各省市教育行政部门批文内容为依据进行核对。校外学习中心编码按照五位试点高校编码+三位编码（数字、字母均可）排列方式核对。
为配合试点高校核对校外学习中心数据库中名称及编码信息，“阳光平台子系统”根据2009年秋季上报学习中心名称、编码为核对条件，与以往各个批次上报数据进行比对及问题汇总。对有误学习中心信息按出错原因进行归类，供试点高校核对参考。目前出错原因大致分为三类：
（1）有关批次校外学习中心编码一致，但名称不一致。
（2）有关批次校外学习中心名称一致，但编码不一致。
（3）有关批次新生注册库中学生信息所包含的校外学习中心名称及编码在本校对应批次校外学习中心数据库中不存在。
2．核对学生信息
（1）核对学生各项必填信息。请各试点高校即日登录“监管系统”，通过“模板下载”功能，下载表一（即新生基本情况表）、表二（即修改表）。登录“监管系统”下的“新生学籍电子注册子系统” (以下简称新生注册系统）按年度批次查看、下载本校2008年以来各批次的招生备案信息。新生注册库中学生信息与校外学习中心库、专业库、民族编码库、生源地信息库相关联，请按照表格中必填信息要求进行核对。
学生基本信息核对要保证统考考生信息库（以下简称统考信息库）与新生注册库的一致性、完整性和准确性，从2010年7月16日开始，统考考生基本信息采集将直接从新生注册库中提取。
（2）核对学生照片信息。2008至2009年新生注册库中学生照片规格标准与统考要求一致。请各试点高校按如下步骤认真核对，以免影响学生的统考报名和考试工作。
为配合试点高校核对学生照片信息工作，“新生注册系统”首先会对2008年以来各批次上报学生数据进行照片自动查漏。试点高校可以使用“新生注册系统”中“学生照片信息”栏目下的“未上传照片学生信息”功能，查看没有照片的学生数据，供试点高校核对。为方便试点高校补报数据，“新生注册系统”将提供2008至2009年历次统考考生照片的下载功能。登录“新生注册系统”，点击“学生照片信息”栏目下的“2008至2009年统考照片库”进行下载。照片根据考生有效证件号命名，供试点高校下载核对后再上报。
2008至2009年新生注册库及统考考生信息库中，在籍学生信息中没有照片的，于2010年历次统考报考期间补报、确认照片信息，以免影响学生的统考报名和考试，过期不予补报。
（二）修改和补报工作
信息核对工作结束后，需修改、补报的，请以学校公文形式说明原因，于2010年6月30日前上报高教司办理数据修改、补报申请手续，根据申请同意后开通系统权限。其中需补报的除在公文中单独说明原因外，还请务必说明应补报的招生信息总体情况（招生数、入学时间、专业等）。逾期未向高教司办理申请的试点高校将不能进行数据的修改、补报工作。修改和补报工作的时间为2010年7月1日-15日。
1.CA数字证书的使用
“新生注册系统”、“阳光平台子系统”需使用CA（数字证书，以下简称U-key）身份认证方式登录系统，进行数据修改和上报工作。仅使用用户名和密码登录系统的用户只有数据查询和下载功能。数据的修改、上报操作全过程必须保持U-key的插入状态，系统会不断检测U-key的存在性，操作中途拔掉U-key，修改、上报操作将无法完成。各试点高校只有一把U-key，使用U-key 登录系统可以添加多个具有数据查询和下载功能的用户。
U-key由技术支持单位统一制作、下发，于2010年4月15日前下发至各试点高校。通过U-key修改、上报的数据即视为试点高校主管领导认可、学校负全责的合法数据，各试点高校应制定并严格执行本校数据管理规定，建立数据修改、上报专人负责制，实现U-key的专人专管，确保本校数据安全。
2.添加新生电子注册学生注册号
为加强数据管理，保证新生注册库内学生信息的唯一性和不同部门进行数据管理时数据的一致性，“新生注册系统”将对网络高等学历教育新生数据进行统一注册编号管理。注册号与学生的各项基本信息关联，具有唯一性，是系统进行库内学生数据管理的标识。学生注册号自左至右排列方式为：两位入学年份（例如：2009年入学即09）+W1（W1即网络教育编码）+一位培养层次编码（1高起本；2高起专；3专升本；4专业硕士；5本科第二学位；6研究生课程进修；7其他）+五位试点高校编码+八位随机数（数字编码）。
为加强对本次数据核对、修改工作的管理，“新生注册系统”对库内已备案的学生数据自动增加新生电子注册18位注册号，试点高校下载本校学生数据进行核对和修改时，不要对此注册号进行修改。按通知要求需补报的学生数据，由试点高校自行添加18位学生注册号后再上报。自2010年开始，新生学籍电子注册上报学生数据时，试点高校自行添加学生注册号。
3.修改工作
试点高校应首先修改校外学习中心信息，保证对应年度及批次可招生校外学习中心信息正确、完整，与省市教育行政部门所批校外学习中心名称等信息一致，最后修改学生信息。
（1）修改校外学习中心库中信息，需使用U-key登录“监管系统”下的“阳光平台子系统”，在“校外学习中心信息”功能中修改。
第一步，先行修改上文所述三类有误学习中心信息，操作步骤是：登录系统后，阅读确认《网络高等学历教育新生学籍电子注册数据管理承诺书》（以下简称承诺书）。点击“校外学习中心信息”下“查看有问题的学习中心”功能，根据有误学习中心出错原因整理正确信息，点击“更新”功能进入修改界面，逐一修改学习中心各项信息，点击“保存并关闭”功能完成信息修改，系统自动更新至正确校外学习中心数据库中。
第二步，修改上文所述三类有误信息以外的校外学习中心信息，操作步骤是：登录系统后，阅读确认《承诺书》。点击“校外学习中心信息”下“查看”功能，选择对应年度及批次，点击“更新”功能进入修改界面，逐一修改学习中心各项信息，点击“保存并关闭”功能完成信息修改。系统默认最后一次修改结果。
第三步，如有在读学生要变更校外学习中心信息的，例如：某学生2008年春季在北京大学校本部学习，2009年春季变更至天津某学习中心学习，需在下述“修改学生信息”流程中操作。
（2）修改学生信息，使用U-key登录“监管系统”下的“新生注册系统”，在“学生基本信息”功能中修改，其中照片在“学生照片信息”功能中修改。
登录系统后，阅读确认《承诺书》。根据《修报表》模板要求，整理数据，形成数据修改上报Excel表格，点击“学生基本信息”下“批量修改”功能，选择对应年度及批次，上报修改数据。系统将修改的学生信息与原备案的学生信息进行核对，试点高校确认修改内容后完成数据修改。其中，修改学生照片，点击“学生照片信息”下“修改照片”功能，上传正确照片信息，点击“替换照片”功能，完成照片修改。《修改表》及照片会在系统做备份，点击“学生基本信息修改统计”功能，审核修改数据汇总结果及明细。各试点高校打印修改数据汇总结果，自行备案。
修改2008至2009年在籍学生注册信息，属于姓名、有效证件号、培养层次、照片关键信息变更的，须由学生提供合法性证明材料，试点高校严格审核修改并备案证明材料，待日后审查。
学生信息电子注册严格按实际学籍状态进行标注，对放弃入学资格、取消入学资格、退学、毕业等形式已离校的学生做好学籍状态标注。确保数据库中每个学生的学籍客观、真实，实现在校学生信息有进有出、有始有终的全程化管理。
4.补报工作
（1）首先确认有关年度及批次可招生校外学习中心数据完整性。如补报校外学习中心信息，需使用U-key登录“监管系统”下的“阳光平台子系统”，在“校外学习中心信息”功能中补报。其中，校外学习中心名称要严格按照各省市教育行政部门所批名称填报，校外学习中心编码由本校统一编制。
（2）补报学生信息，需使用U-key登录“监管系统”下的“新生注册系统”，在“学生基本信息”功能中补报，其中照片在“学生照片信息”功能中补报。要先上报学生基本信息，再上报学生照片。
登录系统后，阅读确认《承诺书》。根据《新生基本情况表》模板要求，整理数据，形成数据上报Excel表格。点击“学生基本信息”下“批量上报”功能，选择对应年度及批次，上报补报数据。点击“注册确认”功能下“上报选中项”完成数据补报。点击“注册确认”功能后，所上报学生数据已纳入新生注册库管理。补报学生照片的，先点击“学生照片信息”下“上报照片”功能，选择对应年度及批次，上报补报照片，点击“确认照片”功能，完成照片上报。数据上报完成后，点击“学生基本信息注册统计”功能，审核上报数据汇总结果及明细。各试点高校打印“学生基本信息注册统计”上报数据汇总结果，自行备案。
三、生成网络高等学历教育学生电子学籍库
信息核对、修改和补报工作完成后，库内数据在学生司备案后生成网络高等学历教育学生电子学籍库（以下简称学籍库）。高教司将以此学籍库为基础建立网络高等学历教育统考数据库，学生司将以此学籍库和网络高等学历教育统考数据库为基础建立毕业电子注册数据库。学生学籍库将加强对学习年限和统考合格资格的审核。添加学生最低毕业年限、统考合格标识，作为学生毕业资格审核重要依据。
完善的2008至2009年学籍库，届时供试点高校查看、下载，完善本校学生库。
第二部分：
关于2010年新生学籍电子注册有关工作
一、严格审查新生入学资格
各试点高校要采取有效措施开展新生入学资格审查工作，确保避免录取不符合学历要求的考生。各校应在每季发放新生录取通知之前的环节中，自行开展新生入学学历的审核工作，尤其是专升本学生专科学历的验证工作。对于学历不符合入学资格的数据，各试点高校不得进行新生学籍电子注册，并不能纳入学籍库。如自行注册备案，引发的影响此批学生参加网络统考和毕业电子注册等问题，由试点高校负全责。
二、严格执行新生学籍电子注册制度
我司即日起把新生学籍电子注册制度执行情况纳入对各试点高校的年报年检考核进行管理。各试点高校要高度重视此项工作，对于注册数据不及时、不准确或遗漏引发的影响学生参加网络统考和毕业等问题，由本校负全责。2010年春季招生的新生学籍电子注册要在5月11－31日间完成，秋季在11月10－30日间完成。
注册工作须通过U－key登录“高等学校网络教育质量监管系统平台”中的“新生学籍电子注册子系统”进行。数据报送表格《新生基本情况表》及其填报要求从监管系统下载。注册数据上报。在所有进行注册的数据中，对于已通过学历验证的数据，请务必在表格相应栏目中标注验证机构编制的验证码。此外，春季和秋季的新生入学时间应分别在数据报送表格相应栏目中登记为3月和9月。
三、严格新生学籍电子注册数据管理
2010年的注册数据经学生司备案后将导入学籍库进行管理。2011年及以后的新生学籍电子注册管理办法另行通知。
我司委托全国高校网络教育考试委员会办公室负责网络高等学历教育学生注册数据及统考数据的日常管理。鉴于网络高等学历教育学生注册数据和统考数据的重要性，为强化管理，将成立专门的专家组织负责数据管理中的相关工作。
此外，对于已报2010年春季校外学习中心信息，请各试点高校参照上述要求进行核对、修改和补报工作。
第三部分：
其他事项
在上述所有系统操作中，系统会自动记录用户操作日志。在系统中，对于每一个登录用户，所有操作进行全程日志记录，其中包括用户登录时间、登录时IP、操作数据详细信息、退出时间等。数据按周进行异地备份，按日进行增量备份。
本操作指南的解释权在教育部高等教育司。北京希普无忧教育科技有限公司负责此项工作的技术支持。