Office文秘与行政办公案例金典
Office文秘与行政办公案例金典
《Office文秘与行政办公案例金典》全面讲解了Office2007在文秘和行政办公应用领域中各类典型案例的制作方法和处理技巧，内容涉及广泛，能使读者做到活学活用。全书分为14章，内容包括人事通告、员工录入流程图、采购申请审批单、培训方案书、印制邀请函、培训计划表、住房信息管理、员工离职情况分析、奖金评定系统、薪资管理系统、人力资源分析报告、战略评估报告、组织设计讲稿、员工培训讲稿。在讲解过程中配合了各种处理技巧，让读者快速掌握各类案例的制作方法，可大幅度地提高读者的综合应用能力。
版权信息
书 名: Office文秘与行政办公案例金典
作 者：赵辉 彭宗勤
出版社： 电子工业出版社
出版时间： 2009
ISBN: 9787121078491
开本： 16
定价: 45.00 元
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目录
第1章人事通告
1.1关于通告的行文规则
通告一般面向社会公布，无主送、抄送，按通告内容的性质划分，通告一般分为两种类型。
1.1.1通告的写作格式
1.1.2编写通告时的注意事项
1.2创建人事通告文本
以“关于商会秘书处人事任免的通告”为例，来学习通告的具体制作方法。
1.2.1输入人事通告文本
1.2.2调整文档显示比例
1.2.3显示网格线
1.2.4显示/隐藏编辑标记
1.3设置人事通告的格式
要得到满意的通告文档，还需要进一步对该文档的文本和段落格式进行修改及设置。
1.3.1设置文头格式
1.3.2添加反线
1.3.3设置其他部分文本格式
1.3.4设置段落格式
1.3.5打印预览人事通告效果
1.4本章小结
第2章员工录入流程图
2.1流程图中的符号
流程图使用一定的图形说明了某一事物过程，根据过程的不同选择相应的图形表示，不同图形之间以箭头相连，代表它们在系统内的流动方向。为了更好地制作和使用流程图，本节我们先来了解流程图的相关知识。
2.2流程图页面设置
要制作流程图，首先要根据打印要求设置好纸张的大小、放置的方向，这样就可避免因调整页面而影响流程图的显示效果。
2.3使用文本框添加流程图标题
在流程图中，为了美观和排版上的方便，可以使用文本框来制作流程图的标题部分。
2.3.1使用预定义文本框
2.3.2绘制文本框
2.3.3文本框修饰
2.3.4鼠标拖动复制文本框
2.4使用绘图画布
通常在绘制图形前，需要添加一个绘图画布，绘图画布就像我们制图时的画板一样，可用于放置各种绘图对象。
2.5绘制基本流程图形状
在Word2007中，将形状根据用途和样式共分成七大类，即线条、连接符、基本形状、箭头总汇、流程图、星与旗帜和标注。
2.6编辑流程图形状
默认绘制出的流程图形状中没有文字，我们需要根据设计好的流程图将相关的文字内容输入到流程图形状中。
2.6.1添加流程图文字[
2.6.2设置文字在形状中的对齐
2.6.3调整形状大小
2.6.4添加并复制流程图形状
2.6.5连接流程图形状
2.7修饰自选图形
现在可以对流程图中的形状进行外观上的修饰，以达到最佳的显示效果。
2.7.1应用形状样式
2.7.2线条与颜色
2.7.3更改图形形状
2.8排列流程图形状
流程图中的形状排列是一件非常麻烦的事，如果一个形状一个形状地移动调整，那将带来非常大的工作量，现在使用对象排列和对齐功能可以有效地提高对齐操作的效率。
2.8.1添加分隔线
2.8.2移动流程图形状
2.8.3对齐流程图形状
2.9使用SmartArt图形创建更多图示
使用图形不仅可以绘制流程图，还可以绘制其他更多类型的图示。使用Word2007中提供的多种类型的SmartArt图形可以更加方便地创建图示。
2.9.1创建SmartArt图形
2.9.2输入图示文本
2.9.3添加下属形状
2.9.4调整图示形状
2.9.5修饰图示
2.10本章小结
第3章采购申请审批单
3.1设置页面基本格式
在制作表格之前可以先将采购申请审批单的页面设置好，这里将纸张设置为横向，并对页面进行自定义设置。
3.1.1自定义页面边距
3.1.2添加标题文本
3.1.3使用制表位快速添加下画线
3.2快速绘制表格
由于在采购审批单中需要将所采购物资的名称、数量、价格及相关的技术要求等表达清楚，因此可以采用表格的方式来组织这些信息，使得繁杂的项目显示得更加有条理，同时也便于填写。
3.3编辑与修饰表格
3.3.1合并和拆分单元格
3.3.2设置列宽和行高
3.3.3添加和删除表格行
3.3.4设置表格文本对齐
3.3.5绘制和擦除表格线条
3.3.6设置表格格式
3.4设置页眉格式
页面的上页边区域称为页眉区域，通常用于放置一些注释性文字或图片，为文档添加页眉信息可以使文档更职业化。
3.4.1设置页眉文字
3.4.2插入与编辑图片
3.4.3添加艺术字标志
3.5在表格中使用公式
在Word2007中可以使用公式对表格中的数据进行计算，现在我们来用公式统计表格中的数据。
3.6本章小结
第4章培训方案书
4.1设置样式和格式
为了增强文档的可读性，使文档的结构更加清晰，并改善文档的美观程度，首先来应用样式功能规划文档中的各部分内容。
4.1.1新建和修改样式
4.1.2应用样式
4.1.3更新样式
4.2添加项目符号与编号
项目符号和编号是在文本段落前添加的一种列表符号，为段落文本添加项目符号和编号将使项目显示更清晰。
4.2.1设置项目编号
4.2.2自定义图片项目符号
4.3文本与表格相互转换
在文档中有时会发现，某些内容以文本形式展示时效果并不是十分理想，本例中的“培训和反馈”部分内容使用文本方式就不是十分清晰。在这里，我们将其转换为表格的形式。
4.4制作文档目录
较长的文档一般都需要一个索引目录，以便于阅读者查阅相关章节。
4.4.1自动提取目录
4.4.2更新目录
4.4.3制作封面
4.5对文档进行审阅
制作好的培训方案需要多人讨论后才能确定，在查阅文档时，可以使用修订和批注功能来标注对文档的修改。
4.5.1使用修订
4.5.2查看指定用户的修订
4.5.3接受或拒绝修订
4.5.4使用批注添加修改意见
4.6本章小结
第5章批量印制邀请函
5.1创建数据源文件
使用邮件合并功能需要事先将包含有联系的数据源文件准备好，它可以是Excel工作簿，也可以来自Access、SQL数据库。本节将在Excel中将相关的联系人信息录入并创建好。
5.2创建邀请函主文档
投标邀请函必须包含公司、联系人、称呼等要素，下面我们来制作邀请函主文档。
5.2.1自定义纸张
5.2.2添加页眉和页脚
5.2.3设置页面背景
5.2.4编辑投标函正文
5.3使用邮件合并生成批量邀请函
准备好数据源文件和主文档后，就可以利用邮件合并功能来批量生成多个文档了。
5.3.1导入数据
5.3.2添加合并域至主文档
5.3.3完成邮件信函合并和打印
5.4使用向导制作信封
使用Word2007信封制作向导，可以导入客户资料库中的联系人地址，快速制作出数以千计的、已填写好各项信息的信封。
5.5自定义中文信封
使用Word2007信封制作向导批量制作基于地址簿的信封，尽管速度很快，但整体效果不是很美观。如果希望制作出更美观、有个性的信封，可自定义中文信封的尺寸和内容，制作出独特的信封。
5.5.1设置信封的大小
5.5.2设置信封格式
5.5.3用邮件合并批量填制信封
5.6本章小结
第6章培训计划表
6.1创建基本数据表
在制作表格之前，需要对表格的基本结构进行一个初步的设计，这样不仅可以减少以后的修改和编辑工作，而且也可以使创建的表格便于以后的分析和管理。
6.1.1重命名工作表
6.1.2使用序列自动填充序号
6.1.3导入数据生成序列
6.1.4输入身份证号
6.1.5使用下拉列表填充数据
6.1.6检查数据的有效性
6.1.7使用记忆式输入法
6.2格式化表格
表格数据输入结束后，可对表格进行格式设置，以进一步美化表格。
6.2.1设置表格标题
6.2.2套用表格样式
6.2.3设置日期显示格式
6.2.4为单元格填充渐变效果
6.3调整表格结构
制作完成的表格，需要根据显示的效果对其结构进行适当调整，如行高、列宽和文字内容等，以使表格显示更加整齐和清晰。
6.4使用筛选查找数据
使用筛选功能可以帮助用户找到符合条件的数据记录。
6.4.1自动筛选
6.4.2自定义筛选条件
6.4.3高级筛选
6.5利用排序功能查看信息表
在Excel2007中，可以使用排序功能对字符、数字等数据按大小顺序进行升序或降序排列，最多可以同时设置3个排序字段。
6.6使用求和按钮汇总
对于数据简单汇总，在Excel中可以通过求和按钮来快速完成。
6.7对数据进行透视分析
使用数据透视表可以对数据进行动态的三维分析，可以根据不同的分析目的组织和汇总数据，是一种交互式报表。
6.7.1创建数据透视表
6.7.2定义数值字段统计方式
6.7.3更新数据源
6.8本章小结
第7章住房信息管理
7.1设计并创建基本表
首先需要创建出一个用于计算统计的基本数据表。
7.1.1应用自动换行功能
7.1.2设置小数位
7.2使用函数统计住房情况
使用函数可以简化复杂的运算，函数公式中使用相应的参数进行运算，便于理解和维护。每一个函数都有其特定的语法结构，需要按特定的顺序或结构进行计算。
7.2.1函数的语法
7.2.2用“等号”自动引用姓名
7.2.3用COUNTIF()统计房屋数量
7.2.4用IF函数自动判断住房情况
7.2.5汇总数据
7.3制作住房查询表
员工的数量较多时，快速查询出指定员工的住房信息是非常有必要的，使用函数可以非常方便地完成这个工作要求。
7.3.1制作查询基本表
7.3.2使用VLOOKUP函数查询房主信息
7.3.3更改单元格的引用类型
7.3.4在公式中使用名称[183]
7.3.5用高级筛选动态获取房屋情况
7.4使用宏与控件实现自动操作
如果每查找一次都来执行一遍高级筛选显然是非常麻烦的，这里我们来使用宏和控件实现自动查询操作。
7.4.1显示“开发工具”选项卡
7.4.2录制并执行宏
7.4.3将宏添加到“快速访问工具栏”
7.4.4用控件调用宏
7.4.5汇总其他数据
7.5用条件格式设置自动提醒
当住房的实际测量面积超过300m2时，我们希望能在单元格中看到一个自动的提醒，即改变格式突出显示。在Excel2007中，我们可以使用条件格式来完成这个操作。
7.6公式的审核
Excel中提供了多种工具用于检查公式中的错误，以避免出现错误的计算结果。
7.6.1使用追踪箭头
7.6.2公式的错误检查
7.6.3公式返回的错误值和解决方法
7.7打印设置
如果需要将相关的数据表打印出来，则需要在打印之前进行一些设置，以避免因打印效果不理想而造成的纸张浪费现象。
7.7.1预览打印效果
7.7.2设置页边距
7.7.3在“页面布局”视图中添加
页眉/页脚
7.7.4指定打印区域
7.7.5实现居中打印效果
7.7.6打印备份公式
7.8本章小结
第8章员工离职情况分析
8.1创建柱形图表比较离职人数
使用图表来展示数据将更有利于突出数据的可读性和可比性。Excel2007提供了多种不同的图表类型以满足不同的分析目的，其中，柱形图可用于分析一段时期内数据的变化，下面就创建一个柱形图表来比较离职人数。
8.1.1用SUMIF函数统计各离职
原因的人数
8.1.2创建柱形图表
8.1.3修改图表标题
8.1.4显示数据表
8.1.5设置图表格式
8.2分析离职人员中的学历关系
饼图可以用于反映整体各组成部分的比例，用于标识不同类型数据所占的比例，在本例中我们需要用饼图来分析离职人员中的学历关系。
8.2.1按学历统计离职人数
8.2.2创建并修饰饼图
8.2.3调整图例位置
8.2.4复制并移动图表位置
8.2.5设置饼图的三维效果
8.2.6添加数据标识
8.2.7更改图表类型
8.3动态分析离职率
折线图用直线将同一系列的数据点连接起来，用于表示数据的变化趋势，现在我们就用折线图来分析员工的离职率。
8.3.1制作动态显示的数据区
8.3.2创建与设置基本折线图
8.3.3添加图表动态控件
8.3.4设置默认图表类型
8.3.5将图表保存为图表模板
8.4本章小结
第9章奖金评定系统
9.1创建员工业绩基本表
员工的奖金分配通常都是以员工的工作业绩作为计算基础的，本章就先来创建一个“员工业绩表”作为奖金分配的基本表。
9.1.1创建员工业绩表
9.1.2使用SUM函数计算累计业绩
9.2创建奖金表
对员工的奖金分配可以根据相关的规定将奖金的分配标准制作成表，然后再计算相应的奖金额。
9.2.1建立基本表格
9.2.2使用等号引用数据
9.2.3用VLOOKUP函数计算本月业绩
9.2.4用HLOOKUP函数计算奖金比例
9.2.5计算本月业绩奖金
9.2.6用IF函数计算累计销售奖金
9.2.7计算员工总奖金[
9.3创建奖金查询表
如果员工数量很多，人工去查找某个员工的业绩、奖金等信息将会十分不方便，这时可以创建一个奖金查询表。
9.3.1建立查询基本表
9.3.2用批注添加注释
9.3.3设置批注格式
9.4用图表分析业绩情况
表格可以很精确地给出具体的数据，但是在视觉上并不直观。为了更直观地反映数据，可以使用Excel2007的图表功能。
9.5本章小结
第10章薪资管理系统
10.1创建“员工出勤统计表”
“员工出勤统计表”记录了员工当月的出勤情况，是员工薪资管理系统的一部分，根据员工的出勤情况来决定应扣工资的多少。“员工出勤统计表”包含“员工编号”、“部门”、“姓名”、“出勤”、“病假”、“事假”、“旷工”和“应扣工资”等8列数据。
10.1.1创建并格式化表格
10.1.2设置数据有效性
10.1.3计算出勤天数
10.1.4计算应扣工资
10.2制作“岗位工资表”
员工岗位工资表中包含有不同职位员工的岗位工资标准和加班工时标准，是计算员工工资和加班费的依据。
10.3创建“员工加班记录表”
在薪资管理系统中同样要考虑加班费的问题。计算加班费的依据之一就是员工的加班记录。在这一节中要创建员工的加班记录表。
10.3.1基本数据的输入
10.3.2计算加班时间
10.3.3计算加班费
10.3.4验证公式计算结果
10.3.5错误检查
10.4制作员工奖金表
奖金是员工薪资中重要的一个部分。这一节将创建一个工作表来计算员工应获得的奖金。
10.4.1创建基本表
10.4.2计算员工奖金
10.5制作“员工补贴表”
这一节介绍如何制作员工补贴表。员工补贴表中包含有各个员工的福利补贴，也是薪资管理系统的一部分。
10.6制作员工工资明细表
在前面创建的出勤表、岗位工资表、加班表、奖金表和补贴表的基础上，这一节制作员工工资明细表。
10.6.1创建基本表格
10.6.2计算应发工资额
10.6.3计算个人所得税
10.6.4计算实发工资额
10.7分析薪资水平
创建好工资明细表后，可以通过Excel2007提供的“分类汇总”功能对薪资水平进行查看与分析。
10.7.1分类汇总工资总额
10.7.2分类汇总工资平均值
10.8本章小结
第11章人力资源分析报告
11.1认识不同的工作视图
在制作幻灯片演示文稿时，制作者特别希望能在一个人性化的制作环境中工作，以便于演示文稿的开发。PowerPoint2007满足了这种要求，它提供了各种工作视图模式，形成了集幻灯片的编辑、管理、播放于一体的工作环境。
11.2创建演示文稿
当第一次启动PowerPoint2007时，它会自动创建一个新的空白演示文稿。新的空白演示文稿只包含一张幻灯片，该幻灯片默认使用的是“标题幻灯片”版式，且演示文稿中不使用模板样式和颜色配置，需要全新设计幻灯片的背景颜色、文字格式等效果。
11.3设置幻灯片的外观效果
要对幻灯片的外观效果进行修改，可以采用添加主题、修改版式和使用配色方案等几种方式来完成。
11.3.1设计幻灯片主题
11.3.2套用幻灯片版式
11.3.3幻灯片配色方案
11.4编辑幻灯片
演示文稿中如果需要展示较多的内容，还需要在演示文稿中添加幻灯片。当演示文稿中包含多张幻灯片时，可能需要对幻灯片进行新建、选择、复制、移动、删除等操作。
11.4.1添加新幻灯片并输入文本
11.4.2选择新幻灯片
11.4.3复制幻灯片
11.4.4调整幻灯片顺序
11.4.5删除幻灯片
11.5使用项目符号与编号
在列出演示文稿内容时，项目符号或编号的使用可以让文本的层次更分明。如果觉得现有的项目符号或编号不够清晰，或是需要接续前页的项目内容，想要调整编号的起始值，可设置项目符号和编号。
11.5.1常用项目符号
11.5.2图片项目符号
11.5.3设置多层次自定义项目符号
11.5.4使用项目编号
11.6编排段落格式
为了让整个演示文稿的文本能完美地呈现，还需要对文本段落格式进行相应的设置。
11.6.1设置段落对齐
11.6.2设置段落的缩进方式
11.6.3设置行间距和段间距
11.7打印演示文稿
当幻灯片全部制作完成，如果希望把该演示文稿打印出来，可以先打印预览，如果效果满意，就可以开始打印了。
11.7.1打印预览
11.7.2开始打印
11.8本章小结
第12章战略评估报告
12.1在幻灯片中使用图形对象
使用自选图形的目的是为了表达演示文稿的内容。对于汇报内容的文字内容和背景，如果利用“自选图形”来绘制一些图形，将会衬托幻灯片的效果。
12.1.1绘制背景图形
12.1.2绘制战略层次图
12.1.3绘制行业战略群图
12.2插入剪辑库中的图片
为了美化演示文稿和实际需要，经常需要插入一些图片对象。在“xx企业战略评估报告”幻灯片中再为图片设置格式，让图片更加精致美观。
12.3使用外部图片
演示文稿文件“xx企业战略评估报告.pptx”的第2张幻灯片缺少按钮元素，现在通过插入一些按钮，美化该幻灯片。
12.3.1插入外部图片
12.3.2图片的编辑
12.3.3图片大小的设置
12.4在幻灯片中使用影片
要在演示文稿中加入动画，不管是一般的视频文件、影片文件、电影文件、Flash动画，都是轻而易举的事，这一节来介绍一下各种添加动画影片的方式。
12.4.1插入剪辑管理器中的影片
12.4.2插入文件中的影片
12.4.3设置影片属性
12.5使用声音对象
演示文稿中想要插入声音文件，不管是背景音乐、旁白，还是按钮音效，都可以轻松办到。本节就来学习声音的各种处理方式。
12.5.1插入剪辑管理器中的声音
12.5.2插入文件中的声音
12.5.3为演示文稿添加连续的背景音乐
12.5.4插入CD乐曲
12.5.5插入录制的声音
12.6打包演示文稿
完成的演示文稿将它打包成CD，即使计算机中没有安装PowerPoint软件，也可以播放演示文稿内容。同时，还可以将字体嵌入于演示文稿中，这样就能弥补因其他计算机中没有该演示文稿字体所产生的缺憾。
12.7本章小结
第13章组织设计方案
13.1认识幻灯片母版
PowerPoint2007包含有3种母版，它们分别是幻灯片母版、讲义母版和备注母版，每种母版分别适用于不同的操作目的，下面分别说明。
13.2设置幻灯片母版
在幻灯片母版中可以为幻灯片添加一些统一的元素。如果演示文稿中模板的效果不是很理想，通过修改幻灯片母版和标题母版可以重新设置模板样式。
13.2.1添加图形元素
13.2.2编辑背景图片
13.2.3设置标题样式
13.2.4设置标题母版背景样式
13.2.5恢复删除的占位符
13.3设置页眉和页脚
如果希望除标题幻灯片之外的其他幻灯片上都显示相同的信息，可以在幻灯片母版视图下添加页眉和页脚。
13.3.1添加页眉
13.3.2添加页脚
13.3.3利用母版统一页眉格式
13.4插入组织结构图
为了更清晰明了地展示组织设计讲稿，下面插入组织结构图，也就是插入SmartArt图形。SmartArt图形包括列表、流程、循环、层次结构、关系、矩阵和锥形等多种图形。本节主要介绍锥形、循环和层次结构图的插入设置方法。
13.4.1用锥形图描述组织层次
13.4.2用循环图描述设置原则
13.4.3用组织结构图描述公司结构
13.5使用其他版面元素
在PowerPoint2007中可以借助幻灯片的版面元素更好地设计演示文稿。例如，使用网格线和标尺定位对象等。
13.5.1使用网格线
13.5.2使用标尺
13.6放映和保存演示文稿
在演示文稿的制作过程中可以随时进行幻灯片的放映，以观看幻灯片的显示及动画效果。加密保存幻灯片可以增加演示文稿的安全性。
13.6.1自定义放映
13.6.2为演示文稿添加密码
13.7本章小结
第14章员工培训讲稿
14.1设置幻灯片的切换效果
幻灯片切换效果是指一张幻灯片如何从屏幕上消失，以及下一张幻灯片如何出现在屏幕上的动画方式。默认情况下幻灯片切换效果为直接跳转，经过设置则可用动画过渡，还可设置切换过程中的声音效果。幻灯片切换方式可以是简单的一个幻灯片代替另一个幻灯片，也可以使幻灯片以特殊的效果出现在屏幕上。可以为一组幻灯片指定同一种切换方式，也可以为每张幻灯片设置不同的切换方式。
14.2自定义动画
动画效果是幻灯片中不可缺少的部分，为幻灯片上的文本、形状、声音、图像和其他对象设置动画效果可以突出重点，并提高演示文稿的趣味性。
14.2.1制作进入式的动画效果
14.2.2制作强调式的动画效果
14.2.3制作退出式的动画效果
14.2.4制作动作路径的动画效果
14.3设置动画选项
当为对象添加了动画效果后，该对象就应用了默认的动画格式。这些动画格式主要包括动画开始运行的方式、变化方向、运行速度、延时方案、重复次数等，如果为对象重新设置动画选项，可以在“自定义动画”任务窗格中完成。
14.3.1更改动画格式
14.3.2调整动画播放序列
14.4创建交互式演示文稿
在PowerPoint中，用户可以为幻灯片中的文本、图形和图片等对象添加超链接或者动作。当放映幻灯片时，可以在添加了动作的按钮或者超链接的文本上单击，程序将自动跳转到指定的幻灯片页面，或者执行指定的程序。
14.4.1为文本添加超链接
14.4.2添加动作按钮
14.5隐藏幻灯片
当不需要播放所有幻灯片时，用户可将某几张幻灯片隐藏起来，而不必将这些幻灯片删除。被隐藏的幻灯片在放映时不播放。在幻灯片浏览视图中，幻灯片的编号上有突出标记。
14.6设置演示文稿放映方式
演示文稿制作完毕，不但可以顺序播放演示文稿，还可以通过对演示文稿的设置，定时和循环播放演示文稿。
14.6.1定时放映幻灯片
14.6.2循环放映幻灯片
14.7控制幻灯片放映
幻灯片放映时，用户除了能够实现幻灯片切换动画、自定义动画效果，还可以使用放映中的功能实现对幻灯片放映过程中的操作。
14.7.1定位幻灯片
14.7.2使用画笔
14.7.3幻灯片放映的屏幕操作
14.8本章小结